Unterstützte Dateiformate, E-Mails und Anhänge, Zugriffskontrolle für Datenpools
Welche Dateiformate ein Datenpool durchsuchbar macht und wer auf einen Datenpool zugreifen darf. Setup und Konfiguration einer Datenquelle: Datenquellen & RAG.
Gut unterstützt sind alle Formate, die primär aus Text bestehen:
Was beim Sync übersprungen wird
.json) nimmt der Sync nicht in den Datenpool auf - sie erscheinen weder in der Dateiliste noch als Fehlermeldung in den Synchronisierungsprotokollen noch im Zähler der übersprungenen Dateien. Fehlt eine erwartete Datei, prüfe zuerst ihre Endung gegen die Liste oben.OneNote-Workaround. OneNote-Dateien werden derzeit nicht direkt indexiert, weil das Format proprietär ist. Workaround: OneNote-Inhalte regelmäßig automatisiert exportieren, etwa via Make oder n8n, als PDF oder Text. Die exportierten Dateien lassen sich dann ganz normal als Quelle anbinden.
Achtung
OneNote-Notizbücher erscheinen nicht im Sync-Status - auch nicht als „übersprungen“. Wie alle nicht gelisteten Dateitypen tauchen OneNote-Notizbücher und -Abschnitte weder in der Dateiliste noch in den Fehlermeldungen der Synchronisierungsprotokolle noch in der Anzahl der übersprungenen Dateien auf (siehe Indexierungsfortschritt). Enthält die verbundene SharePoint-Quelle noch andere unterstützte Dateien, werden diese normal indexiert - der Sync-Status zeigt dann z. B. „1 indiziert - Keine Fehler“, obwohl das OneNote-Notizbuch selbst nicht im Index gelandet ist. Ein fehlerfreier Sync-Status ist deshalb kein Nachweis dafür, dass OneNote-Inhalte durchsuchbar sind. Prüfe stattdessen die Dateiliste der Datenquelle gezielt auf die erwarteten Dateien, oder nutze den oben beschriebenen Export-Workaround.
E-Mail-Dateien in den Formaten EML (offener Standard) und MSG (Outlook) kannst Du direkt in einen Datenpool legen. Betreff, Absender, Empfänger und der Nachrichtentext werden ausgelesen und durchsuchbar gemacht. Beide Formate werden gleichwertig unterstützt - eine vorherige Umwandlung von MSG nach EML ist nicht nötig.
Achtung
Anhänge in E-Mail-Dateien sind ein Sonderfall. Bei kleineren E-Mails wird der Inhalt von Anhängen (z. B. ein PDF) mitgelesen und indexiert. Bei größeren E-Mails werden Anhänge aus Performance-Gründen auf ihren Dateinamen reduziert - ihr Inhalt ist dann nicht durchsuchbar. Wenn ein PDF-Anhang genauso zuverlässig indexiert werden soll wie ein PDF, das direkt im Datenpool liegt, lege den Anhang zusätzlich als eigene Datei in den Datenpool.
Ein neu angelegter Datenpool ist zunächst privat für die Ersteller:in - niemand sonst hat automatisch Zugriff, auch nicht über einen verknüpften Assistenten. Um andere Zugriff zu geben, teilst Du den Datenpool gezielt: mit einzelnen Nutzer:innen, einem Team, oder workspace-weit für alle - aktuell jeweils als Lesezugriff ("Kann ansehen"). Zusätzlich lässt sich der Zugriff auf bestimmte Teams einschränken: Du legst Teams in der Admin-Oberfläche an und ordnest sie spezifischen Datenquellen zu. So steuerst Du, welche Nutzergruppen welche Daten sehen.
Details zum Anlegen und Verwalten von Teams: Team-Management.
Achtung
Assistenten-Freigabe hebt eine Zugriffsbeschränkung des Datenpools nicht auf. Ist ein Datenpool nicht für alle freigegeben - etwa nur für bestimmte Nutzer:innen, ein Team oder Admins -, gilt diese Einschränkung unabhängig davon, mit wem der zugehörige Assistent geteilt wurde. Wer den Assistenten öffnen darf, aber keinen eigenen Zugriff auf den Datenpool hat, bekommt aus diesem Datenpool nichts. MeinGPT sagt das offen: Unter der Antwort steht z. B. „1 Quelle dieses Assistenten ist für dich nicht freigegeben“, und der Assistent nennt nur den Namen der Quelle - nie etwas aus ihrem Inhalt. Wer einen Assistenten weiter teilt als eine seiner Quellen, sieht im Assistenten-Editor bei „Wissen“ den Hinweis „Kollegen ohne Zugriff auf … finden darin nichts“.
Unter Einstellungen → Datenquellen legen Admins fest, wer Datenquellen anlegt:
Admins sehen und verwalten weiterhin alle Datenquellen. Bestehende Datenquellen ändern sich durch die Umstellung nicht: Wechselt der Workspace zurück auf „Zentral“, bleiben die Datenquellen der Mitglieder samt Freigaben erhalten und werden ab dann von Admins verwaltet. Jede Umstellung steht im Audit-Log.
Einem Assistenten lassen sich nur Datenquellen hinzufügen, auf die man selbst Zugriff hat.
Unabhängig davon sehen Mitglieder unter Einstellungen → Datenquellen auch die Datenquellen, für die sie verantwortlich sind.
Admins müssen nicht jede Datenquelle selbst betreuen. Auf der Seite einer Datenquelle legt ein:e Admin unter Einstellungen → Verantwortliche einzelne Personen oder Teams fest, die genau diese Quelle verwalten dürfen.
Verantwortliche können für ihre Quelle:
Verantwortliche können eine Datenquelle nicht löschen und ihre Verbindung nicht ändern (ein gespeichertes Konto würde sonst einen anderen Ort lesen) — das bleibt Admins vorbehalten und in einem dezentralen Workspace der Person, die die Quelle angelegt hat. Nur Admins legen in einem zentralen Workspace Datenquellen an, teilen eine Quelle mit allen im Workspace, heben eine gespeicherte Freigabestufe auf, legen weitere Verantwortliche fest und ändern Workspace-Einstellungen wie Berechtigungen aus der Quelle.
Verantwortlich zu sein gibt keinen Suchzugriff — wer die Inhalte im Chat finden soll, steht weiterhin in der Freigabe. Was Verantwortliche ändern oder teilen, protokolliert das Audit-Log genauso wie bei Admins. Das Standard-Team „Alle" kann nicht verantwortlich sein; dafür ist der Admin-Zugang da.