Teams & Nutzergruppen

Teams erstellen, Mitglieder zuweisen und Assistenten, Workflows und Datenquellen gezielt teilen

Teams ermöglichen es, Inhalte und Berechtigungen gezielt an bestimmte Gruppen im Workspace zu verteilen. Über Teams lassen sich Assistenten, Workflows, Projekte und Datenquellen nur für die Mitglieder freigeben, die sie wirklich benötigen.

Wofür Teams genutzt werden

  • Assistenten teilen — ein Assistent wird nur für das zuständige Team sichtbar
  • Workflows teilen — Workflow-Vorlagen gezielt an Abteilungen oder Rollen verteilen
  • Projekte teilen — Projektarbeit auf relevante Mitglieder beschränken
  • Datenquellen einschränken — Datenquellen (z. B. SharePoint-Verzeichnisse) nur für bestimmte Teams zugänglich machen

Hinweis

Admins sind von dieser Team-Beschränkung ausgenommen. Ein Admin sieht automatisch alle team-geteilten Inhalte, unabhängig davon, ob er selbst Mitglied des jeweiligen Teams ist. Details: Rollen- und Berechtigungsmodell.

Teams erstellen und verwalten

Teams werden unter Einstellungen → Teams verwaltet. Dort kannst Du:

  • Neue Teams anlegen und benennen
  • Mitglieder hinzufügen oder entfernen
  • Team-Kontaktinfos pflegen (z. B. für den internen Helpdesk)

Tipp

Baue Teams nach Verantwortungsbereichen auf, nicht nach Einzelpersonen — so bleibt die Berechtigungsstruktur stabil, auch wenn Mitarbeitende das Team wechseln.

Team für alle zugänglich machen

Auf der Seite eines Teams gibt es den Schalter Für alle zugänglich („Alle Mitglieder haben Zugriff auf dieses Team“). Ist er eingeschaltet, gehören automatisch alle Mitglieder des Workspace zu diesem Team, auch ohne Eintrag in der Mitgliederliste. Alles, was mit dem Team geteilt ist, steht damit allen zur Verfügung.

  • Neue Teams starten mit ausgeschaltetem Schalter.
  • Beim Einschalten werden die Kontaktinfos des Teams gelöscht.
  • Schaltest Du ihn aus, verlieren alle, die nicht ausdrücklich Mitglied des Teams sind, sofort den Zugriff auf Inhalte, die nur über dieses Team mit ihnen geteilt waren.
  • Wird das Team in einer Modellfreigabe oder in den Berechtigungen verwendet, kannst Du den Schalter erst umlegen, wenn Du es dort entfernt hast.

Achtung

Ausschalten und Löschen wirken bei einem Team, das für alle zugänglich ist, sofort für den ganzen Workspace. Prüfe vorher, welche Assistenten und anderen Inhalte mit diesem Team geteilt sind.

Team löschen

Teams lassen sich selbstständig löschen (Admin-Berechtigung erforderlich) unter Einstellungen → Teams. Beim Löschen wird das Team archiviert:

  • Zugehörigkeiten der Mitglieder zu diesem Team werden entfernt.
  • Assistenten, Workflows, Projekte und Datenquellen bleiben erhalten — sie werden nicht gelöscht.
  • Der Zugriff über dieses Team auf geteilte Assistenten, AI Apps und Prompt-Ordner endet sofort.

Achtung

Das Löschen eines Teams kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe vorher, ob wichtige Freigaben ausschließlich über dieses Team laufen.

Wird das Team in einer Modellfreigabe oder in den Berechtigungen verwendet, kannst Du es erst löschen, wenn Du es dort entfernt hast.

Microsoft Entra-Gruppen-Synchronisation

Hinweis

Die Entra-Gruppen-Synchronisation ist ein kostenpflichtiges Zusatzfeature und muss vom Account Manager aktiviert werden.

Aktiviert und autorisiert wird Entra-Sync unter Access & Login Security → Entra-ID-Synchronisierung — hier in der Team-Verwaltung verknüpfst Du anschließend die einzelnen Gruppen mit Teams.

Wenn Entra-Sync aktiviert ist, können Teams mit Microsoft Entra-Gruppen (Azure AD) verknüpft werden. Nutzer werden dann automatisch den passenden Teams zugeordnet, basierend auf ihrer Unternehmens-Verzeichnisstruktur.

Wichtig zum Verhalten:

  • Entra-Sync fügt Nutzer zu bestehenden Teams hinzu — sie erstellt keine neuen Teams automatisch.
  • Die Synchronisation passiert beim Login des Nutzers. Neue Gruppenmitgliedschaften im Entra-Verzeichnis werden erst nach dem nächsten Login in MeinGPT wirksam — wer eine Gruppenänderung sofort übernehmen will, muss sich einmal ab- und wieder anmelden.
  • Direkt nach dem Verknüpfen einer Gruppe mit einem Team gleicht MeinGPT die bestehende Mitgliederliste nicht rückwirkend ab. Auch Personen, die schon vor der Verknüpfung Mitglied der Entra-Gruppe waren, erscheinen erst im Team, nachdem sie sich einmal neu bei MeinGPT angemeldet haben. Eine manuelle Sync-Auslösung gibt es nicht — bis zum nächsten Login zeigt das Team entsprechend 0 Mitglieder an, auch wenn die Gruppe in Entra ID korrekt befüllt ist.
  • Teams müssen vorher in MeinGPT angelegt und mit der entsprechenden Entra-Gruppe verknüpft werden.

Berechtigungen beim Teilen

Wenn Du einen Assistenten, Workflow oder eine Datenquelle mit einem Team teilst, kannst Du die Berechtigung pro Freigabe einstellen. Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Inhaltstyp ab.

Modelle pro Team

Auf der Seite eines Teams legst Du unter Modelle fest, welche KI-Modelle seine Mitglieder nutzen dürfen – siehe Modelle nur für bestimmte Teams oder Personen freigeben.

Weiterführend

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