Berechtigungen aus der Quelle, Textstellen pro Antwort, Freigabestufe und Schlafmodus — was sich einstellen lässt, was sich selbst regelt und wie Du mit „Ausprobieren" prüfst, was gefunden wird
| Einstellung | Gilt für | Wo | Standard | Was sie tut |
|---|---|---|---|---|
| Berechtigungen aus der Quelle | SharePoint-Quellen in der Cloud | Einstellungen → Datenquellen, für den ganzen Workspace | aus | Jede Person findet nur die Dateien, die sie in SharePoint selbst öffnen darf |
| Textstellen pro Antwort | Outpost | Datenquelle → Übersicht → Einstellungen | 10 (1–100) | Obergrenze der Fundstellen, die in eine Antwort einfließen |
| Freigabestufe | Outpost | in der Outpost-App; die Seite zeigt sie nur an | Nur Text | Was aus dem Ordner herausgeht: Text oder zusätzlich die Originaldatei |
| Glossar | Cloud | Einstellungen → Datenquellen → Schaltfläche Glossar, für den ganzen Workspace | leer | Wörter, die dasselbe bedeuten; die Suche sucht alle, siehe Glossar |
| Maßgeblich / Veraltet | Cloud | Datenquelle → Wissenslandkarte oder Dateien, je Datei | keine | Zieht eine Datei leicht vor oder stellt sie zurück und kennzeichnet sie als veraltet, siehe Markierungen |
Eine Cloud-Datenquelle hat keine Freigabestufe: Wer sie nutzen darf, bekommt Volltext, Originaldatei und Bilder — außer bei Quellen, die früher auf Nur Textausschnitte oder Nur Text eingeschränkt wurden, siehe Quellenangaben in Antworten. Mehr dazu: Freigabestufe.
Bei Cloud-Datenquellen entscheidest Du, was angebunden ist und wer es nutzen darf. Wie gesucht wird, regelt MeinGPT selbst: Stichwort- und Bedeutungssuche laufen immer beide, Bilder werden gelesen, wo es das Format erlaubt, und selten genutzte Quellen gehen von allein in den Schlafmodus und wieder heraus. Antworten zeigen immer ihre Quellen; das lässt sich nicht abschalten.
Unter Einstellungen → Datenquellen legst Du für den ganzen Workspace fest, ob die Suche in SharePoint-Quellen die Berechtigungen aus SharePoint übernimmt:
Standardmäßig ist die Einstellung aus. Weil sich damit ändert, wer was findet, fragt die Seite vor dem Umschalten nach; jede Änderung steht im Audit-Log. Steht an der Einstellung „Noch nicht aktiv", ist die Übernahme in Deiner Umgebung noch nicht freigeschaltet: Bis dahin findet jede Person mit Zugriff auf eine Quelle jede Datei darin, auch wenn die Einstellung an ist.
Hinweis
Gilt derzeit für SharePoint. Für Google Drive, Confluence und andere Quellen werden Berechtigungen noch nicht übernommen: Dort findet jede Person mit Zugriff auf die Datenquelle alles darin.
Eine Cloud-Datenquelle, die 60 Tage lang niemand durchsucht hat, geht in den Schlafmodus. Du erkennst das am Hinweis „Schlafmodus" in der Liste der Datenquellen. Einstellen musst und kannst Du dafür nichts.
Hinweis
Wird schrittweise eingeführt. Der Schlafmodus ist noch nicht in jeder Umgebung aktiv. Solange er es in Deiner nicht ist, schläft keine Quelle neu ein. Eine Quelle, die schon schläft, bleibt im Schlafmodus, bis eine Suche sie aufweckt.
Im Schlafmodus wird nichts gelöscht.
Der Wert legt fest, wie viele Fundstellen aus einer Outpost-Datenquelle höchstens in eine Antwort einfließen. Möglich sind 1 bis 100, der Standard ist 10. Bei Cloud-Datenquellen wählt der Assistent die Anzahl pro Suche selbst; ein fester Wert würde dort nicht ausgewertet und wird deshalb nicht angezeigt.
Starte mit 10. Erhöhe den Wert in kleinen Schritten, wenn Antworten inhaltlich abbrechen — etwa in langen Betriebsanleitungen mit Tabellen —, und prüfe jede Änderung mit Ausprobieren. Mehr Textstellen machen die Antwort langsamer und belegen Platz im Kontextfenster des Modells; bei genügend hohem Wert kann das zu einem „Chat zu groß"-Fehler führen. Mehr dazu: Chat zu groß für das Modell.
Wenn Du die Qualität einer Datenquelle beurteilen willst, ist Ausprobieren aussagekräftiger als jede Einstellung. Du findest es in der Datenquelle im Tab Übersicht.
Dort stellst Du echte Fragen an die Quelle — auf demselben Weg, den auch Assistenten nutzen. Jeder Treffer zeigt Datei und Textstelle; unter Wie gefunden? siehst Du, ob er über die Stichwortsuche, die Bedeutungssuche oder beide kam, welchen Rang er hatte und aus welchem Abschnitt und welcher Seite er stammt.
Als Person suchen. Statt als Du selbst kannst Du auch als eine Kollegin oder ein Kollege suchen. Das prüft, ob diese Person die Quelle nutzen darf, und zeigt, was sie darin findet. Hat die Person keinen Zugriff auf die Quelle, bekommst Du keine Treffer, sondern den Grund — etwa, dass sie in keinem der freigegebenen Teams ist. Jede Suche als andere Person wird im Audit-Log vermerkt, ohne den Suchtext.
Hinweis
Berechtigungen je Dokument gelten nur in zwei Fällen: in SharePoint-Quellen mit eingeschalteten Berechtigungen aus der Quelle und in Outpost-Ordnern mit Windows-Rechten. Dort zeigt „Als Person suchen" den Stand der Berechtigungen dieser Person, nicht ihre Treffer. In allen anderen Quellen findet, wer die Datenquelle nutzen darf, alles darin; „Als Person suchen" prüft dann den Zugriff auf die Quelle.
Vorgehen, das sich bewährt hat: Sammle fünf bis zehn Fragen, die Deine Kolleg:innen tatsächlich stellen würden, und gehe sie in Ausprobieren durch. Findest Du zu einer Frage kein passendes Dokument, liegt das fast immer am Zuschnitt der Quelle oder an einem Dokument, das nicht im Index ist — und nicht an einer Einstellung. Ob eine bestimmte Datei durchsuchbar ist und warum nicht, zeigt der Tab Dateien. Wie Du den Zuschnitt verbesserst: Daten gezielt eingrenzen.
Einige Werte der Suche sind fest vorgegeben und erscheinen bewusst nicht in der Oberfläche:
Diese Werte sind über Bestände hinweg abgestimmt; einzeln verstellbar bringen sie mehr Fehlkonfiguration als Nutzen.