Microsoft 365

Die Microsoft 365-Integration bündelt die Microsoft-Tools in meinGPT. Damit greifst Du direkt aus meinGPT auf Outlook, Kalender, Teams und SharePoint/OneDrive zu. Outlook und Kalender unterstützen dabei auch Schreibaktionen (E-Mails senden, Termine verwalten); Teams und SharePoint/OneDrive sind reiner Lesezugriff.

Suchst Du das Outlook-Add-in (läuft direkt in Outlook, nicht in meinGPT)? Siehe Outlook-Add-in.

Überblick

Die Ausführung erfolgt im Nutzerkontext: Tool Calls laufen mit den Rechten des angemeldeten Users. Dadurch bleiben tenant-, gruppen- und ressourcenspezifische Berechtigungen aus Microsoft 365 erhalten.

Microsoft 365 ist die umfassende Produktivitäts-Suite von Microsoft für Unternehmen. Mit der meinGPT-Integration kannst Du:

Outlook:

• E-Mails aus verschiedenen Ordnern auflisten und lesen
• Vollständige E-Mail-Inhalte abrufen
• Nach E-Mails suchen
• Entwürfe erstellen und bearbeiten, E-Mails senden und löschen

Kalender:

• Kalenderereignisse für beliebige Zeiträume anzeigen
• Detaillierte Informationen zu bestimmten Terminen abrufen
• Meeting-Organisatoren und Teilnehmer einsehen
• Termine erstellen, ändern und absagen
• Teilnehmer einladen (dabei werden Benachrichtigungen verschickt)

Teams:

• Deine Chat-Unterhaltungen auflisten
• Nachrichten aus bestimmten Chats lesen
• Sehen, wer an Unterhaltungen teilgenommen hat

SharePoint/OneDrive for Business:

• Dateien und Ordner in SharePoint-Dokumentbibliotheken auflisten
• Bestimmte Ordnerpfade durchsuchen
• Dateimetadaten wie Größe, Änderungsdaten und Ersteller anzeigen
• Auf Web-Links zu Dateien zugreifen
• SharePoint-Seiten und deren Details auflisten

Einrichtung

Die Microsoft 365-Integration nutzt OAuth-Authentifizierung, sodass keine manuelle API-Key-Konfiguration erforderlich ist.

Schritte zur Aktivierung:

1. Tool aktivieren: Wähle das Microsoft 365-Tool in Deinem Assistenten aus, oder aktiviere es direkt in einem Chat über das „+"-Menü
2. Authentifizierung: Beim ersten Verwenden wirst Du automatisch zu Microsoft weitergeleitet
3. Konto auswählen: Wähle Dein Geschäfts-, Schul- oder Uni-Konto aus (persönliche Microsoft-Konten werden nicht unterstützt). Zusätzlich kannst Du im Funktionen-Tab des Konnektors (pro Assistent) ein geteiltes (Shared) oder Dir delegiertes Postfach hinterlegen. Diese Adresse gilt dann für diesen einen Assistenten. Welche Aktionen (Lesen, Entwürfe, Löschen) der Assistent für dieses Postfach nutzen darf, legst Du weiterhin in dessen Funktionseinstellungen fest.
4. Berechtigungen bestätigen: Überprüfe und akzeptiere die angeforderten Berechtigungen:
   • E-Mails lesen, senden und verwalten
   • Kalender und Termine ansehen und verwalten
   • Teams-Chats lesen
   • Auf SharePoint-/OneDrive-Dateien zugreifen (lesend)
5. Fertig: Nach erfolgreicher Authentifizierung kannst Du sofort mit Microsoft 365 arbeiten

Schreibrechte prüfen (Entwürfe, Senden)

Die Berechtigungen aus Schritt 4 legen fest, was Microsoft grundsätzlich erlaubt. Ob Dein Assistent Schreibaktionen wie Entwürfe erstellen oder E-Mails senden tatsächlich ausführen darf, wird zusätzlich an zwei Stellen gesteuert:

• Konnektoren-Konfiguration: Microsoft 365 → Zahnrad-Symbol → Tab Funktionen. Aktiviere dort in der Gruppe Schreiben die benötigten Methoden (z. B. Entwurf erstellen, E-Mail senden) und speichere den Assistenten.
• Settings → Tool-Verwaltung (Admin): Die globale Methoden-Policy muss auf „Abrufen & ändern" oder „Vollzugriff" stehen (oder bei „Pro Tool festlegen" die jeweilige Methode einzeln freigegeben sein) — bei „Nur abrufen" bleiben Schreibaktionen für alle Nutzer:innen der Organisation gesperrt, unabhängig von der Auswahl im Assistenten.

Wenn eine dieser beiden Einstellungen fehlt, zeigt meinGPT die Verbindung trotzdem als „aktiv" an - die Schreibaktion schlägt dann aber mit einer Fehlermeldung fehl.

Verfügbare Funktionen

Outlook-Funktionen

E-Mails auflisten

Zeige E-Mails aus verschiedenen Ordnern an:

"Zeige mir die letzten 10 E-Mails aus meinem Posteingang"
"Liste alle E-Mails aus dem Ordner 'Gesendet'"
"Finde E-Mails im Papierkorb"
"Zeige archivierte E-Mails"

Verfügbare Ordner:

• Posteingang
• Gesendete Elemente
• Entwürfe
• Gelöschte Elemente
• Junk-E-Mail
• Postausgang
• Archiv

Hinweis: „Archiv" bezieht sich auf den Archiv-Ordner innerhalb Deines primären Postfachs (der Ordner, den Du z. B. über die Archivieren-Aktion in Outlook erreichst), nicht auf das separate Online-Archiv (In-Place-Archiv, auch „Archivpostfach" genannt), das manche Organisationen für ältere E-Mails einrichten. Der Microsoft-365-Connector kann nicht auf das Online-Archiv-Postfach zugreifen – siehe Einschränkungen weiter unten.

E-Mail-Suche

Die E-Mail-Suche sucht automatisch auf:

• Inhalt
• Absender
• Empfänger, CC, BCC
• Empfangszeitpunkt
• ID der Nachricht

E-Mail-Details

Greife auf vollständige E-Mail-Inhalte zu:

"Zeige mir den Inhalt der E-Mail mit ID xyz123"
"Lies die Details der neuesten E-Mail"

Kalender-Funktionen

Termine anzeigen

Überblicke Deine Termine und Meetings:

"Was steht heute in meinem Kalender?"
"Was sind meine Termine zwischen dem 15. und 20. März?"

Limitierung: Eine Anfrage wie "Zeige mir alle Termine für nächste Woche" funktioniert noch nicht zuverlässig, da die Modelle sich noch im Zeitrechnen schwer tun. Deshalb vorerst genaue Datumsangaben verwenden. Ausnahme ist immer das heutige Datum, das wird dem Modell automatisch übergeben.

Termin-Details

Erhalte detaillierte Informationen zu Ereignissen:

"Zeige Details zum Meeting mit ID abc456"
"Wer nimmt am Projektmeeting teil?"

Teams-Funktionen

Chats auflisten

Zeige Deine Teams-Unterhaltungen:

"Liste meine Teams-Chats auf"
"Zeige mir die letzten 20 Chat-Unterhaltungen"
"Welche Teams-Chats habe ich?"

Chat-Nachrichten lesen

Greife auf Nachrichten in bestimmten Chats zu:

"Zeige die Nachrichten aus dem Chat mit ID xyz789"
"Was wurde im Projekt-Chat besprochen?"
"Lies die letzten 30 Nachrichten aus dem Team-Chat"

SharePoint/OneDrive-Funktionen

Dateien durchsuchen

Navigiere durch Deine SharePoint-Dokumentbibliotheken:

"Liste alle Dateien im Hauptordner auf"
"Zeige mir die Dateien im Ordner /Documents/Projects"
"Was ist im Marketing-Ordner?"
"Liste Dateien mit Details wie Größe und Änderungsdatum"

SharePoint-Seiten

Finde und durchsuche SharePoint-Seiten:

"Zeige mir alle SharePoint-Seiten"
"Liste die neuesten 10 SharePoint-Seiten auf"
"Finde SharePoint-Seiten mit Inhaltsvorschau"

Anwendungsbeispiele

Den größten Mehrwert bekommst Du, wenn der Assistent mehrere Dienste kombiniert:

"Zeige mir Details zum 14-Uhr-Meeting inklusive Teilnehmerliste und finde die zugehörigen E-Mails zum Kundentermin"
"Fasse die heutigen E-Mails aus dem Posteingang zusammen und entwirf Antworten auf die unbeantworteten"
"Was wurde im Projekt-Chat besprochen, und welche Dateien im Ordner /Documents/Q1-2024 gehören dazu?"

Erweiterte Funktionen

Detaillierte Dateiinformationen

Bei der Dateisuche kannst Du zusätzliche Details anfordern:

• Dateigröße
• Erstellungs- und Änderungsdatum
• Ersteller und letzte Bearbeiter
• Anzahl der Elemente in Ordnern
• MIME-Typ und Dateierweiterung

Ordner-Navigation

Navigiere durch SharePoint-Ordnerstrukturen:

• Verwende absolute Pfade wie /Documents/Projects/2024
• Durchsuche Unterordner systematisch
• Erhalte Web-Links zu Dateien für direkten Zugriff

Vorteile

• Umfassende Integration: Zugriff auf alle wichtigen Microsoft 365-Dienste
• Einmalige Anmeldung: Eine Authentifizierung für alle Dienste
• Natürliche Sprache: Verwende alltägliche Sprache statt komplexer Befehle
• Lesen und Schreiben: E-Mails und Termine kannst Du nicht nur abrufen, sondern auch erstellen, ändern und versenden
• Unternehmenskontext: Geeignet für Geschäfts- und Unternehmensumgebungen
• Echtzeit-Daten: Arbeite mit aktuellen Informationen
• User-Level Permissions: Zugriff erfolgt nur auf Ressourcen, die der jeweilige Nutzer in Microsoft 365 sehen darf

Large-Scale Suche mit Data Pools

Zusätzlich zum nativen Connector kannst Du Microsoft-365-Inhalte in Data Pools indexieren, um große Datenmengen (z. B. umfangreiche SharePoint-Bestände) skalierbar zu durchsuchen.

• Gut für großflächige Wissenssuche und RAG
• Höhere Skalierbarkeit bei sehr großen Datenvolumina
• Wichtig: Die nativen User-Level-Permissions des Connectors gelten in diesem Modus nicht automatisch

Best Practices

1. Ordner-Organisation: Nutze die Ordnerstruktur für effiziente Suchen
2. Zeiträume definieren: Gib spezifische Datumsbereiche für Kalenderabfragen an
3. Such-Filter nutzen: Verwende präzise Suchkriterien für bessere Ergebnisse
4. Chat-IDs merken: Notiere wichtige Chat-IDs für schnellen Zugriff
5. Pfade verwenden: Nutze vollständige Pfade für SharePoint-Navigation

Einschränkungen

• Teams und SharePoint/OneDrive nur lesend: Dort kannst Du suchen und lesen, aber nichts anlegen oder ändern (Schreibaktionen gibt es nur in Outlook und Kalender)
• Geteilte/delegierte Postfächer: Neben dem persönlichen Postfach unterstützt der Connector ein geteiltes (Shared) oder delegiertes Postfach, das im Funktionen-Tab des jeweiligen Assistenten konfiguriert wird und nur für diesen Assistenten gilt. Das mit meinGPT verbundene Microsoft-Konto benötigt dafür delegierten Zugriff (z. B. Full Access oder Send-As) auf das Zielpostfach – das richtet Eure IT bzw. Exchange-Administration ein. Das Löschen von E-Mails aus dem geteilten Postfach ist eine separate, zusätzlich zu aktivierende Einstellung. Zugriff über die externe API steht aktuell weder für das persönliche noch für ein geteiltes Postfach zur Verfügung – nur im interaktiven Chat.
• Geschäftskonto erforderlich: Persönliche Microsoft-Konten werden nicht unterstützt
• Online-Archiv (In-Place-Archiv) wird nicht unterstützt: Falls in Deiner Organisation Exchange Online Archiving aktiviert ist, kann der Connector nicht auf E-Mails zugreifen, die in das separate Online-Archiv-Postfach verschoben wurden. Das liegt an der Schnittstelle, die Microsoft verbundenen Anwendungen zur Verfügung stellt, und betrifft jede Anwendung, die sich auf diesem Weg verbindet. Zugänglich ist ausschließlich Dein primäres Postfach – inklusive dessen eigenem „Archiv"-Ordner.
• Berechtigungen: Zugriff nur auf freigegebene Ressourcen
• Teams-Einschränkungen: Nur Chat-Nachrichten, keine Kanal-Unterhaltungen
• Dateiinhalte: SharePoint-/OneDrive-Dateiinhalte werden nicht direkt angezeigt, nur Metadaten
• Benutzerdefinierte Metadaten: Nur Standard-Dateieigenschaften sind verfügbar (Größe, Erstellungs-/Änderungsdatum, Ersteller/Bearbeiter, MIME-Typ, Dateierweiterung). Benutzerdefinierte SharePoint-Spalten oder Content-Type-Metadatenfelder können nicht abgefragt oder gefiltert werden.
• Rate-Limits: Entsprechend den Microsoft Graph API-Beschränkungen

Datenschutz und Sicherheit

• Die Authentifizierung erfolgt sicher über OAuth 2.0
• meinGPT speichert keine Microsoft-Zugangsdaten
• Alle Daten werden verschlüsselt übertragen
• Schreibaktionen (E-Mail senden, Termine ändern) erfolgen nur auf Deine ausdrückliche Anweisung
• Du kannst die Verbindung jederzeit in Deinen Microsoft-Kontoeinstellungen widerrufen
• Erfüllt Unternehmens-Compliance-Standards

Fehlerbehebung

"Zugriff verweigert"

• Stelle sicher, dass Du ein Geschäfts- oder Schulkonto verwendest
• Überprüfe, ob Dein Administrator die erforderlichen Berechtigungen erteilt hat
• Kontaktiere Deinen IT-Administrator bei anhaltenden Problemen

„Entwurf lässt sich nicht erstellen, obwohl der Connector aktiv ist"

• Prüfe in den Konnektoren-Einstellungen im Tab Funktionen, ob die Methode zum Entwurf-Erstellen in der Gruppe Schreiben aktiviert ist.
• Prüfe unter Settings → Tool-Verwaltung, ob die globale Methoden-Policy nicht auf „Nur abrufen" steht.
• Ein „aktiver" Connector-Status bedeutet nur, dass die Microsoft-Anmeldung erfolgreich war - er sagt nichts darüber aus, ob die Schreibaktion durch die beiden oben genannten Einstellungen freigegeben ist.
• Speichere den Assistenten nach jeder Änderung erneut.

"Admin hat die Berechtigung bereits erteilt, die Verbindung funktioniert aber weiterhin nicht"

• Prüfe im Entra Admin Center unter der meinGPT Enterprise Application → Berechtigungen, ob die Postfach-/Kalender-Berechtigungen unter "Delegierte Berechtigungen" (nicht nur unter "Anwendungsberechtigungen") mit einem grünen Haken für Deine Organisation stehen.
• Notiere die genaue Fehlermeldung bzw. den Code, den Microsoft beim gescheiterten Verbindungsversuch anzeigt (oft beginnend mit "AADSTS") — das hilft bei der weiteren Fehlersuche deutlich mehr als "Admin-Freigabe erforderlich" allein.
• Stelle sicher, dass die betroffene Person beim Anmelden das richtige Arbeitskonto auswählt und kein privates Microsoft-Konto oder ein Konto einer anderen Organisation.

"Keine Chats gefunden"

• Teams muss in Deiner Organisation aktiviert sein
• Du musst aktive Chat-Unterhaltungen haben
• Überprüfe, ob Du die Teams-App verwendest

"SharePoint-Fehler"

• Stelle sicher, dass Du Zugriff auf SharePoint-Sites hast
• Verwende korrekte Ordnerpfade (mit / beginnend)
• Überprüfe Deine SharePoint-Berechtigungen

Authentifizierungsfehler

• Melde Dich von allen Microsoft-Konten ab und neu an
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