Assistenten

Die Grundinformationen Deines Assistenten:

• Avatar: das Profilbild. In Seitenleiste und Favoriten siehst Du nur den Avatar – wähl ihn als klares Unterscheidungsmerkmal. Klick darauf, um Farbe und Symbol anzupassen.
• Name: kurz und prägnant, sodass die Aufgabe sofort erkennbar ist.
• Modell: legt fest, welches KI-Modell im Chat genutzt wird. Standard ist Bestes Modell – das wählt GPT-5 und wechselt nur bei Kontextfenster-Überschreitung zu Gemini 2.5 Flash, unabhängig vom Aufgabentyp. Für genauigkeitskritische Aufgaben wähle stattdessen bewusst ein Modell manuell aus. Mehr unter KI-Modelle.
• Beschreibung: erläutert Aufgabe und Funktion – ausführlicher als der Name, auch für Kolleg*innen verständlich.
• Standardprojekt: ordnet den Assistenten optional einem Projekt zu; neue Chats nutzen dann automatisch dieses Projekt.

Die Sektion Anweisungen ist Deine Hauptstellschraube für das Verhalten des Assistenten. Hier formulierst Du den System-Prompt – das Herzstück Deines Assistenten. Ein guter System-Prompt enthält:

• Die Persona (Rolle des Assistenten)
• Die Aufgabe und wie sie gelöst werden soll
• Weiteren Kontext
• Das Antwortformat

Best Practice – mit ##-Sektionen strukturieren. Ein Prompt mit klar getrennten Sektionen liefert spürbar bessere Ergebnisse als ein Fließtext:

## Rolle
Du bist Experte für Vertragsanalyse.
 
## Aufgabe
Analysiere hochgeladene Verträge und identifiziere Risiken.
 
## Regeln
- Antworte immer auf Deutsch
- Verwende den Datenpool für Referenzdokumente
- Nutze das Charts-Tool für visuelle Darstellungen

System-Prompts werden in dieser Reihenfolge zusammengeführt:

1. Globaler Prompt (Workspace-Ebene, vom Admin gepflegt – Tone of Voice, Unternehmens-Grundsätze)
2. Assistent-Prompt (diese Konfiguration – Rolle und Aufgabe des konkreten Assistenten)
3. Nutzer-Eingabe im Chat (die konkrete Anfrage)

Halte jede Ebene fokussiert – Doppelungen führen zu unscharfen Antworten.

Der System-Prompt kennt keine Platzhalter oder Variablen (z. B. für den Namen der angemeldeten Person) – er wird unverändert an das Modell übergeben. Soll der Assistent auf den Namen oder die Rolle des Nutzers eingehen, formuliere das direkt im Prompt oder gib es im Chat mit. Die geschweiften Klammern {{...}} aus der Prompt-Bibliothek sind ein anderes, unabhängiges Feature: Sie gelten nur für gespeicherte Prompts und müssen bei jeder Nutzung manuell ausgefüllt werden – auch sie füllen sich nicht automatisch mit Nutzerdaten.

Oben rechts hilft der Button Verbessern, den Prompt automatisch zu optimieren (Struktur, Formulierung, Vollständigkeit); Tipps öffnet kontextspezifische Hinweise.

Hier stattest Du den Assistenten mit Fähigkeiten aus, die über reines Antworten hinausgehen. Fünf Bereiche:

• Grundlegende Tools: eingebaut und sofort einsatzbereit – Taschenrechner, Charts, Memory, Code-Sandbox, Web-Suche, Übersetzer, Bildgenerator u. a.
• Konnektoren (Live): Live-API-Anbindung an externe Dienste (Microsoft 365, Google Workspace, Jira, Confluence, HubSpot, Salesforce) sowie an Datenbanken und MCP-Server, die über einen Outpost freigegeben sind. Liefern Echtzeitdaten und führen Aktionen aus. Übersicht: Alle Konnektoren.
• Custom MCP: eigene MCP-Server anbinden – für interne Systeme oder Spezial-APIs. Siehe Custom MCP Server.
• Datenbanken: direkter Lesezugriff auf strukturierte Datenquellen (PostgreSQL, MySQL, Tabellen). Siehe Datenbanken anbinden.
• Integration anfragen: fehlt Dir ein Werkzeug, kannst Du es hier anfragen.

Ein über den Outpost freigegebener Datenbank- oder MCP-Dienst erscheint hier unter Konnektoren, nicht unter Datenbanken – die Datenbanken-Kachel verbindet MeinGPT direkt und ohne Outpost mit einer aus dem Internet erreichbaren Datenbank. Zur Freigabe eines Outpost-Dienstes siehe Outposts.

Retry-Verhalten: Schlägt ein einzelner Tool-Aufruf fehl, wiederholt der Assistent ihn automatisch – eine rote Markierung bei einem einzelnen Tool-Call ist normal und heißt nicht, dass die Gesamtantwort fehlgeschlagen ist. Jeder Wiederholungsversuch zählt dabei als eigener Schritt gegen das Limit des Assistenten-Modus: Schlägt ein Tool wiederholt fehl – etwa weil ein angebundener Dienst gerade gestört ist –, kann allein dieses eine Tool das gesamte Schritt-Budget aufbrauchen. Die Antwort endet dann mit „Maximale Anzahl an Agent-Schritten erreicht", auch wenn sich das für Dich wie eine Endlosschleife anfühlt – der Assistent bricht spätestens dort zuverlässig ab.

Memory ist eines der Grundlegenden Tools – ausführlich unter Memory. Für eigenen Code sind Skills der nächste Schritt.

Gibt dem Assistenten Zugriff auf statisches Unternehmenswissen – über zwei Wege:

• Dateien hochladen: einzelne Dokumente per Drag & Drop. Geeignet für überschaubare, assistentenspezifische Bestände.
• Datenpool verbinden (RAG-Suchindex): größere Wissensmengen über einen vorab indizierten Suchindex, von Admins gepflegt. Anders als Konnektoren liefern Datenpools keine Live-Daten, sondern durchsuchen einen aufbereiteten Bestand.

Für die meisten Teams läuft der Datenpool über die MeinGPT Cloud, ohne dass ein eigener Outpost nötig ist – mehr unter Datenquellen (RAG). Ein eigener Outpost ist nur für On-Premise-Setups nötig, etwa bei besonderen Sicherheitsanforderungen. Unsicher, ob Konnektor oder Datenpool? Siehe Integrations-Guide.

Zwei Dinge lohnen sich, bevor Du größere Bestände hochlädst: wie lange die Verarbeitung dauert und wie der Assistent Excel/CSV im Vergleich zu Word behandelt.

Zwei optionale Stellschrauben ganz unten im Editor:

• Konversationsstarter: vordefinierte Startnachrichten, die beim Aufrufen zur Auswahl stehen (z. B. „Wie ist der aktuelle Aktienkurs von Apple?"). Über Weiteren hinzufügen legst Du beliebig viele an.
• Assistenten-Modus: steuert, wie viele Tool-Aufrufe der Assistent pro Antwort höchstens macht. Standard: bis zu 5 Tool-Aufrufe. Höhere Werte helfen bei komplexen Aufgaben, kosten aber mehr Zeit und Credits.

Der Assistenten-Check in der rechten Sidebar prüft live, ob die Grundbestandteile gesetzt sind: System-Prompt definiert, Beschreibung hinzugefügt, Tools aktiviert und Wissensquellen verknüpft. Die detaillierte Analyse läuft zusätzlich beim Speichern.

Es gibt mehrere Wege:

• Klick auf das Profilbild unter Favoriten.
• Direkt aus der Vorschau oben rechts auf der Bearbeitungsseite.
• Unter Meine Assistenten auswählen und mit einem Konversationsstarter oder eigener Nachricht beginnen.
• In einem allgemeinen Chat über die Modellauswahl unten rechts einen Assistenten wählen.

Ein Klick auf die Karte unter Meine Assistenten startet direkt einen Chat – die häufigste Aktion.

Da ein Assistent öfter verwendet als bearbeitet wird, ist der Klick auf die Karte für den Chat-Start reserviert. Die Konfiguration erreichst Du über das Drei-Punkte-Menü (⋮) auf der Karte → Assistent Bearbeiten. Das Menü erscheint nur mit Bearbeitungsrechten; bei Kann nutzen geteilten Assistenten steht es nicht zur Verfügung.

Klick auf den Stern auf der Karte. Favorisierte Assistenten erscheinen im Bereich Favoriten der Seitenleiste mit ihrem Avatar – der Chat ist per Klick startbar.

In zwei Schritten: Klick auf das Teilen-Symbol (auf der Karte oder im Editor oben rechts), dann Personen oder Teams suchen und die Zugriffsart wählen:

• Kann nutzen – verwenden, aber Konfiguration nicht einsehen/bearbeiten
• Kann ansehen – ansehen, aber nicht verwenden/bearbeiten
• Kann bearbeiten – verwenden, verändern und Freigaben verwalten

Workspace-Admins können auch für Alle im Workspace freigeben (organisationsweit nur Kann nutzen oder Kann ansehen). Der Dialog zeigt alle aktiven Freigaben; das Entfernen der workspaceweiten Freigabe muss bestätigt werden.

Assistenten lassen sich über einen teilbaren Import-Link hinzufügen. Links erstellst Du mit dem Assistant Creator↗. Die Import-Seite unterstützt die Parameter c (komprimiert, empfohlen) und p (legacy). Details: Assistant Creator.

Workspace-Admins können freigegebene Assistenten an den Apps-Bereich der Seitenleiste anheften – sie erscheinen dort dann als eigenständige Chatbot-Apps. Anheften über das Anheften-Symbol (📌) in der Kopfzeile der Karte oder in der Editor-Werkzeugleiste; Lösen über dasselbe Symbol oder das Kontextmenü. Angeheftete Assistenten sind weiterhin nur für Personen sichtbar, die ohnehin Zugriff auf sie haben – die normalen Berechtigungsprüfungen gelten unverändert. Angeheftete Assistenten können erst nach dem Lösen gelöscht werden.

Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) auf der Karte findest Du Löschen. Ein Bestätigungsdialog fragt vor dem endgültigen Entfernen noch einmal nach.

Ist der Assistent an die Seitenleiste angeheftet, ist der Eintrag Löschen deaktiviert – löse ihn zuerst über Von der Seitenleiste lösen (siehe oben), erst danach lässt er sich löschen.

Eine Freigabe (an Personen, Teams oder den ganzen Workspace) schränkt das Löschen für Dich als Eigentümer:in nicht ein.

Denselben Assistenten kannst Du für internationale Teams mehrsprachig anbieten, ohne ihn zu duplizieren: Beschreibung, System-Prompt und Konversationsstarter lassen sich übersetzt hinterlegen. Beim Aufrufen wird die Variante in der Sprache des Workspaces bzw. der Nutzer*in angezeigt.

Über die MeinGPT-API rufst Du Assistenten aus eigenen Anwendungen oder Automatisierungen auf (z. B. Make). Die AssistantID steht in der Browser-URL im Bearbeitungsmodus nach /assistants/ (z. B. .../assistants/abc-123 → ID abc-123). Vollständige Referenz: Assistenten-API.