Mit dem fertigen Meeting arbeiten: Zusammenfassung und Transkript, Sprecher benennen, mit dem Meeting chatten und Follow-up-Assistenten nutzen
Klicke in der Übersicht auf ein Meeting, um seine Detailansicht zu öffnen. Das ist auch bei fehlgeschlagenen oder abgesagten Bot-Meetings möglich. Sie ist die Schaltzentrale für alles, was Du danach mit dem Meeting tun willst.
Oben siehst Du den Meeting-Namen und den Status. Welche weiteren Angaben und Aktionen verfügbar sind, hängt vom vorhandenen Ergebnis und Deinen Berechtigungen ab. Bei verfügbaren Meeting-Aufnahmen findest Du folgende Hauptaktionen:
Für Zusammenfassung und Transkript gibt es eigene Tabs. Bei Bot-Meetings ohne gespeichertes Transkript zeigt die Detailansicht zunächst den Fehlergrund und mögliche nächste Schritte.
Vorhandene Texte kannst Du über Kopieren übernehmen. Weitere Aktionen wie Neu erstellen und Sprecher benennen hängen vom Verarbeitungsstand und Deinen Berechtigungen ab.
Während eine Zusammenfassung neu erstellt wird, bleibt der bisherige Text sichtbar und kopierbar. Ein Hinweis zeigt die laufende Verarbeitung an. Solange sie läuft, kannst Du keine weitere Neuerstellung starten. Platzhalter erscheinen nur, wenn noch keine Zusammenfassung vorhanden ist.
Öffne ein fehlgeschlagenes oder abgesagtes Bot-Meeting aus der Übersicht. Die Detailansicht erklärt den Grund. Gehört Dir das Meeting und ist eine automatische Wiederherstellung möglich, kannst Du Wiederherstellung starten wählen. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund; Du kannst die Seite verlassen und später denselben Eintrag wieder öffnen.
Bereits verfügbare Inhalte bleiben zugänglich. Ein angezeigtes Teiltranskript kannst Du lesen und kopieren. Bearbeiten und Teilen stehen in dieser Teiltranskript-Ansicht nicht zur Verfügung.
Wenn die Prüfung ergibt, dass die Aufnahme fehlt oder eine Grenze des Transkriptionsdienstes überschritten wurde, ist keine automatische Wiederherstellung möglich. Beachte den angezeigten Hinweis.
Enthält die Aufnahme keine erkennbare Sprache, erklärt die Detailansicht genau das. Das passiert zum Beispiel, wenn der Bot einem Meeting beigetreten ist, in dem niemand gesprochen hat. Eine Wiederherstellung würde dasselbe Ergebnis liefern und wird deshalb nicht angeboten.
Wenn die Antwort des Transkriptionsdienstes verloren geht, sucht MeinGPT zunächst nach dem bereits eingereichten Auftrag. Solange dessen Annahme unklar ist, wird die Aufnahme nicht erneut eingereicht. Nach ausgeschöpften automatischen Versuchen prüft eine Wiederherstellung erneut den bestehenden Auftrag.
Bei älteren Aufnahmen kann unklar sein, ob bereits eine Transkription erstellt wurde. Dann ist keine automatische Wiederherstellung möglich. Der Support muss zuerst die gespeicherte Aufnahme und ein vorhandenes Transkript eindeutig zuordnen, damit keine erneute Transkription ausgelöst wird.
Direkt nach der Transkription sind die Sprecher generisch beschriftet (Sprecher 1, Sprecher 2 …). Es gibt zwei Wege zum Umbenennen, beide im Tab Transkript:
Im Namensfeld kannst Du frei tippen oder ein Mitglied Deiner Workspace auswählen. Bei einem Mitglied erscheint danach dessen Profilbild neben den Wortmeldungen.
Sprecher-Namen werden auch in der Zusammenfassung und in jedem späteren Chat-Anhang verwendet. Änderst Du sie, nachdem die Zusammenfassung erstellt wurde, weist Dich ein Hinweis darauf hin und bietet Neu erstellen direkt an.
Sobald ein Meeting den Status Fertig (in der Übersicht: Abgeschlossen) erreicht hat, kannst Du direkt mit dem Inhalt sprechen.
@ ins Eingabefeld und wählst Meetings. Suche das Meeting und prüfe Datum und Uhrzeit, bevor Du es auswählst. Das ausgewählte Meeting erscheint als Anhang im Eingabefeld und wird mit Deiner nächsten Nachricht gesendet. Vor dem Senden kannst Du den Anhang über × entfernen.Neben Mit Meeting chatten liegt der Button Follow-up: vorkonfigurierte Assistenten, die Du mit einem Klick auf das Meeting anwendest – etwa um Action Items zu extrahieren oder eine Follow-up-Mail zu entwerfen. Ein Klick öffnet einen neuen Chat mit dem gewählten Assistenten und dem Transkript als Anhang.
Es sind ganz normale Assistenten – „Follow-up" ist nur der Schnellzugriff. Workspace-Admins wählen unter Einstellungen → KI & Funktionen → Meetings aus, welche (bis zu acht) hier erscheinen.
Nach einem Meeting mit dem Notetaker können alle Eingeladenen automatisch eine Zusammenfassung per E-Mail bekommen – ohne Bestätigungsschritt.
Admins legen unter Einstellungen → Meetings → Follow-up-Mails nach Meetings fest, wer sie erhält: Aus, Nur an den Meeting-Owner, Nur interne Teilnehmer oder Alle Teilnehmer. Standardmäßig ist die Funktion aus. Intern heißt: Adresse auf einer verifizierten Domain Deiner Organisation. Vergangene Meetings werden beim Einschalten nicht nachträglich verschickt.
Jede Person kann das für ihre eigenen Meetings unter Meeting-Einstellungen → Follow-up-Mails weiter einschränken – etwa auf Nur interne, Nur an mich oder Aus –, aber nicht erweitern.
Wer das Meeting aufnimmt, bekommt die Zusammenfassung immer. Weitere Empfänger sind die Eingeladenen aus dem Kalendertermin, auch wenn sie nicht teilgenommen haben; Besprechungsräume erhalten nichts. Jede Person erhält eine eigene E-Mail mit derselben Zusammenfassung: die besprochenen Themen, Entscheidungen, nächste Schritte und offene Fragen. Die Mail nennt, wer das Meeting geteilt hat, und Antworten gehen direkt an diese Person. Sie enthält keinen Link zur Aufzeichnung und gibt keinen Zugriff darauf.
Wenn das Meeting Dir gehört, siehst Du im Tab Follow-up-Mail den versendeten Inhalt, die Empfänger und ihren Zustellstatus. Reicht das Transkript für eine verlässliche Zusammenfassung nicht aus, wird nichts verschickt und der Tab nennt den Grund.
Empfänger können über E-Mail-Einstellungen für diese Organisation in der Mail weitere Zusammenfassungen dieser Organisation abbestellen. Das Öffnen des Links allein meldet niemanden ab.