Steuerberatung / Steuerkanzlei · Use Cases
Wie Steuerkanzleien KI unter Wahrung der Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB) einsetzen: Belege vorerfassen, Mandanten-Kommunikation entwerfen, im Steuerrecht mit Quellen recherchieren — mit echten Workflows, Beispiel-Prompt, strengen Prüf-Grenzen und Auswahlkriterien für Berufsgeheimnisträger.
KI in der Steuerberatung bedeutet, generative KI für die vorbereitenden, wiederkehrenden Aufgaben einer Kanzlei einzusetzen — Daten aus Belegen und Rechnungen extrahieren, Mandanten-Korrespondenz entwerfen, im Steuerrecht mit Quellen recherchieren und Kanzleiwissen zugänglich machen. Der entscheidende Rahmen ist die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht: Steuerberater:innen sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB und dürfen Mandantendaten nur dann an externe IT- oder KI-Dienstleister geben, wenn diese als 'mitwirkende Person' im Sinne von § 203 Abs. 3 S. 2 StGB eingebunden sind und der Vertrag mit dem Dienstleister die berufsrechtlichen Anforderungen des § 62a StBerG erfüllt (Textform, sorgfältige Auswahl, Verpflichtung zur Verschwiegenheit; bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, zusätzlich die Einwilligung des Mandanten nach § 62a Abs. 5 StBerG) — zusätzlich zu EU-Verarbeitung, AVV und der Zusicherung, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. MeinGPT bietet Steuerkanzleien genau diese gesonderte Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 203 StGB an: SelectCode verpflichtet sich darin als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 S. 2 StGB schriftlich zur Verschwiegenheit. Die KI unterstützt die Vorbereitung; jede steuerlich relevante Aussage prüft und verantwortet der Steuerberater.
So funktioniert es
Ein Kanzlei-Assistent extrahiert aus hochgeladenen Belegen und Rechnungen strukturierte Felder — Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze, Positionen — und schlägt eine Vorerfassung vor, die eine Fachkraft gegen den Originalbeleg prüft und freigibt. Für die Mandanten-Kommunikation formuliert er aus Stichpunkten sachliche Entwürfe (Fristerinnerungen, Nachforderung fehlender Unterlagen, Erläuterungen), die der Steuerberater vor dem Versand prüft. Für die Recherche im Steuerrecht fasst er Fundstellen mit Quellenverweis zusammen — als Vorbereitung, nicht als verbindliche Steuerberatung durch die KI. Kanzleiwissen (Checklisten, interne Anweisungen, Mandantenhandbücher) wird über eine Wissensbasis abfragbar. Weil mehrere führende Modelle hinter einer Oberfläche verfügbar sind, lässt sich je Aufgabe das passende wählen; erlaubte Datenquellen lassen sich über Connector/API anbinden. Voraussetzung für all das ist ein Betrieb, der die Verschwiegenheitspflicht wahrt — EU-Verarbeitung, AVV, kein Training auf Eingaben und die schriftliche Vertraulichkeitsverpflichtung des Anbieters.
Diese wiederkehrenden Aufgaben lassen sich mit demselben Grundmuster abbilden.
Aus hochgeladenen Belegen extrahiert der Assistent strukturierte Felder — Lieferant, Datum, Netto/Brutto, Steuersatz, Positionen — und schlägt eine Vorerfassung vor. Steuerfachangestellte prüfen jeden Wert gegen den Originalbeleg und geben frei; die KI nimmt das Abtippen ab, nicht die fachliche Verantwortung. Die Belege bleiben dabei innerhalb einer Umgebung, in der die Verschwiegenheitspflicht gewahrt ist. Weil die Vorerfassung unmittelbar einem einzelnen Mandat dient, gehört die Einwilligung des Mandanten nach § 62a Abs. 5 StBerG zur Voraussetzung.
Aus Stichpunkten formuliert der Assistent sachliche Entwürfe für wiederkehrende Korrespondenz — Fristerinnerungen, Nachforderung fehlender Unterlagen, Erläuterungen zu Bescheiden. Der Steuerberater prüft Inhalt und Ton vor dem Versand; die KI liefert den Entwurf, nicht die verbindliche Aussage gegenüber dem Mandanten.
Zur Vorbereitung fasst der Assistent Fundstellen und Regelungen mit Quellenverweis zusammen, sodass die fachliche Prüfung schneller ansetzen kann. Das ist eine Recherchehilfe, keine verbindliche Steuerberatung durch die KI — die rechtliche und steuerliche Würdigung nimmt immer der Steuerberater vor und verantwortet sie.
Der Assistent hilft, wiederkehrende Aufgaben rund um Fristen und Voranmeldungen zu strukturieren — etwa Checklisten und Erinnerungstexte aus internen Vorgaben zu erstellen. Berechnung, Prüfung und Einreichung selbst bleiben in der Verantwortung der Kanzlei und ihrer Fachsysteme, nicht der KI.
Ein an interne Checklisten, Arbeitsanweisungen und Mandantenhandbücher angebundener Assistent beantwortet wiederkehrende Fragen des Teams mit Quellenverweis — neue Mitarbeitende finden schneller die richtige Vorgehensweise, ohne dass Wissen an einzelnen Köpfen hängt. Zugriffe folgen den vergebenen Berechtigungen.
Die Kanzleileitung stellt ohne Code einen Assistenten mit den eigenen Vorlagen, Tonalität und einem festen Prüf-Hinweis ('jede steuerlich relevante Aussage gegenprüfen') zusammen und gibt ihn fürs Team frei — so ist die menschliche Kontrolle Teil des Workflows, nicht optional.
Eingabe
Entwirf eine höfliche, sachliche E-Mail an einen Mandanten, dem für den Jahresabschluss noch Unterlagen fehlen: Kontoauszüge Q4, zwei Eingangsrechnungen über 5.000 € und der Bewirtungsbeleg vom 12.11. Bitte um Nachreichung bis Ende nächster Woche, freundlicher Ton, keine steuerliche Wertung. Markiere Stellen, die ich vor dem Versand prüfen sollte.
Ergebnis
| Element | Entwurf der KI | Status |
|---|---|---|
| Betreff | Fehlende Unterlagen für Ihren Jahresabschluss 2025 | Entwurf — bitte prüfen |
| Anrede | Sehr geehrte Frau …, | Entwurf — bitte prüfen |
| Kernanliegen | „…für die Fertigstellung fehlen uns noch: Kontoauszüge Q4, zwei Eingangsrechnungen über je 5.000 €, Bewirtungsbeleg vom 12.11.…“ | Entwurf — bitte prüfen |
| Frist | „…bis Ende nächster Woche…“ | ⚠ konkretes Datum vor Versand einsetzen und prüfen |
| Steuerliche Wertung | — (bewusst keine) | ✓ enthält keine verbindliche Aussage |
| Grußformel | Mit freundlichen Grüßen, … | Entwurf — bitte prüfen |
In einer kurzen Demo klären wir Daten, Verantwortlichkeiten und den passenden Ablauf für diesen Use Case.
Oder den KI für Berufsgeheimnisträger — die § 203-Auswahlkriterien (PDF) als PDF herunterladen:
Steuerkanzleien verarbeiten Berufsgeheimnisse — der Betrieb ist entsprechend darauf ausgelegt. MeinGPT wird von der SelectCode GmbH betrieben, die nach ISO 27001 zertifiziert ist und ihre Sicherheit regelmäßig durch unabhängige Penetrationstests prüfen lässt (zuletzt SySS, 2025). Die Verarbeitung erfolgt in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard, und Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Der Zugriff auf Belege, Mandantendaten und Wissensbasis folgt strikten Berechtigungen über zentrale Rechteverwaltung mit SSO, ist durch Least-Privilege-Scopes begrenzt und über Audit-Logs nachvollziehbar — wichtig für Revisionssicherheit und Nachweise. Für Berufsgeheimnisträger kommt der entscheidende Baustein hinzu: MeinGPT bietet Steuerkanzleien eine gesonderte Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 203 StGB an. Darin verpflichtet sich SelectCode als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 S. 2 StGB vertraglich und schriftlich zur Verschwiegenheit — über die Textform hinaus, die § 62a Abs. 3 StBerG für den Dienstleistungsvertrag verlangt — hält anvertraute Geheimnisse geheim (auch über das Vertragsende hinaus), verschafft sich nur die zur Vertragserfüllung erforderliche Kenntnis und verpflichtet alle eingesetzten Mitarbeiter sowie etwaige Unterauftragnehmer ebenfalls schriftlich zur Verschwiegenheit (Verpflichtungserklärungen auf Verlangen vorzulegen). Zusammen mit EU-Verarbeitung, AVV und dem Ausschluss des Trainings auf Eingaben ist das die Grundlage, KI unter Wahrung der Berufsverschwiegenheit einzusetzen; die Verschwiegenheitsverpflichtung stellt MeinGPT auf Anfrage bereit. So bleiben Mandantendaten kontrolliert in der Kanzlei-Umgebung, statt über private KI-Accounts verarbeitet zu werden.
Diese Punkte müssen vor der Einführung fachlich oder organisatorisch geklärt werden.
Verschwiegenheitspflicht zuerst: Mandantendaten dürfen nur in eine KI-Umgebung, in der der Anbieter als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet ist — nie über private KI-Accounts (Schatten-KI), da dies eine strafbewehrte Offenbarung sein kann.
Jede buchungs- und steuerrelevante Aussage muss vom Steuerberater geprüft und verantwortet werden — die KI darf vorerfassen, entwerfen und recherchieren, aber nicht eigenständig buchen, Fristen berechnen oder verbindlich beraten.
KI-Modelle können Beträge, Steuersätze, Fundstellen oder Felder falsch erkennen oder erfinden; extrahierte Werte und zitierte Regelungen sind immer gegen Originalbeleg bzw. Primärquelle zu prüfen, ein Vier-Augen-Prinzip ist dringend zu empfehlen.
Die KI ersetzt keine Steuerberatung: Die verbindliche steuerliche und rechtliche Würdigung, Kontierung und Einhaltung von GoBD und Steuerrecht bleiben in der fachlichen Verantwortung der Kanzlei.
Ja — aber nur unter Wahrung der Verschwiegenheitspflicht. Steuerberater:innen sind Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB. Externe IT- und KI-Dienstleister gelten als 'mitwirkende Personen'; ihnen dürfen Mandantendaten nach § 203 Abs. 3 S. 2 StGB zugänglich gemacht werden, soweit das für die Inanspruchnahme der Tätigkeit erforderlich ist; berufsrechtlich verlangt § 62a StBerG dafür einen Dienstleistungsvertrag in Textform mit sorgfältiger Auswahl und Verschwiegenheitsverpflichtung — und bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, nach § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Zusätzlich braucht es EU-Verarbeitung, einen AVV und die Zusicherung, dass Eingaben nicht zum Training verwendet werden. MeinGPT stellt Steuerkanzleien dafür eine gesonderte Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 203 StGB bereit, in der sich SelectCode als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 S. 2 StGB schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Über private KI-Accounts ohne solche Bindung dürfen Mandantendaten nicht verarbeitet werden.
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